Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales cruzan las fronteras departamentales y funcional

Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales cruzan las fronteras departamentales y funcional

Contar palabras:
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Resumen:
¿Cuál es el contenido? ¿Qué implica la gestión de contenidos? ¿Y qué tiene de especial la empresa de gestión de contenidos? Este artículo introductorio tratará de responder a estas preguntas.


Palabras clave:
Gestión de documentos, software de gestión documental, sistema de gestión documental, captura de papel, de flujo de trabajo automatizado, las políticas de retención, control de versiones de documentos, Content Central, basada en navegador, basada en la Web


Artículo del cuerpo:
¿Cuál es el contenido? ¿Qué implica la gestión de contenidos? ¿Y qué tiene de especial la empresa de gestión de contenidos? Este artículo introductorio tratará de responder a estas preguntas.

En el contexto actual, el contenido, la información digital. Esta información generalmente se encuentra en documentos de texto, audio o archivos de vídeo y otros tipos de archivos digitales. La información digital es más fácil de manejar en comparación a la información en papel (a pesar de que es vulnerable a sus propios tipos especiales de riesgos).

Gestión de contenidos implica el manejo de las diferentes etapas del ciclo de vida del contenido. Las etapas del ciclo de vida de los contenidos son la creación, actualización, publicación, traducción, archivo y destrucción.

Captura de datos en formato electrónico crea contenido. Esto podría ser a través de la entrada directa de los datos pertinentes en el momento de una transacción oa través de la transcripción de los documentos originales de transacciones en papel en formularios de entrada de datos.

En algunos casos, como los contratos, los documentos en papel se convierten directamente en un formato digital a través de lectura automática, y luego se convierten en un documento de texto editable, con la ayuda de reconocimiento óptico de caracteres - OCR - la tecnología.

La tarea de gestión importante en la creación de contenidos es asegurar que sólo personas autorizadas puedan hacerlo, y lo pueden hacer de una forma cómoda, con un mínimo de costo para la organización.

la información generada a menudo necesita ser editado o actualizado en el curso del negocio. Esta es la etapa del ciclo de vida segunda. La gestión de esta fase consiste en la restricción del acceso y modificar los derechos a las personas autorizadas, y hacer las tareas de recuperación del documento original, su actualización, y el ahorro de la versión actualizada, cómoda y fácil.

La tercera fase de publicación puede significar cosas diferentes. Esto podría significar que las personas de control revisar el contenido propuesto y que le autorice para la transferencia definitiva al repositorio de contenido. También podría significar la concesión de derechos de acceso a individuos y grupos. Por último, podría significar hacer el contenido disponible para los demás (incluido el mundo en general).

La etapa de publicación debe gestionarse con cuidado para asegurar que solo la información debidamente autorizadas se publica, y publicado en una manera autorizada.

Traducción y localización podría ser necesario hacer el contenido a disposición de los grupos destinatarios elegidos. La gestión de esta fase se centra principalmente en encontrar personas competentes para realizar las tareas de traducción y localización.

Cuando el contenido se ha sustituido por un nuevo contenido, o se ha vuelto viejo u obsoleto, está archivado y puesto más allá del acceso actual. Algunas necesidades de información que se conserven por un período específico, pero no van a utilizarse para las operaciones en curso. Dicho contenido es el mejor archivados.

Cuando el contenido no es necesaria ya sea para un uso operativo o para cumplir con los requisitos legales, destruirlo es la mejor opción. Las políticas claras deben ser formuladas respecto de los cuales contenido está en archivos o destruidas, y cómo el archivo / proceso de destrucción se lleva a cabo.

La breve descripción anterior define la gestión de contenidos. La gestión de contenidos se ejercía tradicionalmente en los departamentos o niveles funcionales con la ayuda de software independiente.

Empresa de gestión de contenido trascienda las fronteras departamentales y funcional y tiene por objeto gestionar todos los contenidos generados por una empresa - donde quiera que se genera. Las empresas modernas grandes son globales en su alcance y operaciones, y el contenido puede ser generado en el otro lado del globo.

Moderno de sistemas empresariales de gestión de contenidos proporcionar acceso a este contenido para los que la necesidad de apoyo a las decisiones u otros fines autorizados. las tecnologías de Internet se utilizan normalmente para este tipo de sistemas de gestión de contenido de toda la empresa.

Separe los artículos se describen los problemas específicos involucrados en la empresa de sistemas de gestión de contenidos.