Gestión de contenidos empresariales y presentación de la información

Gestión de contenidos empresariales y presentación de la información

Contar palabras:
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Resumen:
El contenido es inútil a menos que sea utilizado para la gestión del negocio. Los gerentes deben obtener la información pertinente presentada en formas que ponen en evidencia su importancia. Sólo entonces podrán tomar decisiones de negocio, en lugar de decisiones basadas en una "corazonada".


Palabras clave:
Gestión de documentos, software de gestión documental, sistema de gestión documental, captura de papel, de flujo de trabajo automatizado, las políticas de retención, control de versiones de documentos, Content Central, basada en navegador, basada en la Web


Artículo del cuerpo:
El contenido es inútil a menos que sea utilizado para la gestión del negocio. Los gerentes deben obtener la información pertinente presentada en formas que ponen en evidencia su importancia. Sólo entonces podrán tomar decisiones de negocio, en lugar de decisiones basadas en una "corazonada".

Este artículo explora la información-presentación, o la entrega, el componente de gestión de contenido empresarial.

Capturado contenido debe ser transformada en información útil en un formato adecuado y el diseño que hacen que sea fácil de comprender. Luego, la información debe ser publicada para llegar a la persona deseada o grupo, o al menos accesible para ellos.

Transformación y publicación son por tanto los elementos clave de la entrega de información. Vemos estas en las siguientes secciones.

Transformación

Una serie de tecnologías o protocolos han entrado en el mercado de la información de formato y presentación.

XML es un lenguaje de descripción que proporciona una manera de definir la información. XML describe los metadatos del documento de entrada e interfaces, incluyendo su propia estructura, y presenta la producción tal como se especifica.

Los archivos PDF ofrecer una presentación independiente de la plataforma de información que puede ser impresa y / o distribuido con facilidad.

XPS es una especificación XML que proporciona una presentación similar a PDF y ha sido desarrollado por Microsoft.

Otros elementos asociados con la transformación son:

Compresión: Ampliar imágenes y documentos se pueden comprimir para reducir el tamaño de los archivos de las transferencias más fácil y segura.

Espectadores: Visualizadores permitirán que la información en diferentes formatos para su presentación en un formato uniforme.

Personalización: La personalización permite a los usuarios seleccionar las funciones y la información que necesitan.

Consideraciones de seguridad

En el caso de la distribución de la información, las consideraciones que se encuentra el asegurar la autenticidad del remitente y el documento, y prevenir la utilización no autorizada del contenido publicado.

La firma electrónica utilizando claves y certificados para asegurar que los documentos enviados por medios electrónicos están completos y sin cambios (durante la transmisión), y que el remitente es realmente la persona u organización que él o ella, o que dice ser.

El uso no autorizado de los contenidos publicados se pretende evitar a través de tecnologías como Digital Rights Management (DRM) (básicamente la restricción de acceso) y una marca de agua.

Información sobre la entrega

Los usuarios de la información derivada de los contenidos creados por toda la empresa normalmente necesita que sea entregado de una manera que sea más conveniente en contextos diferentes. Por ejemplo, cuando están en su oficina, se puede acceder con más facilidad utilizando su conexión de red. Afuera, en el campo, es más fácil obtener la información mediante su PDA o dispositivos móviles. La información se distribuye de varias maneras, incluyendo:




Internet, intranet y extranet

E-mails y faxes

Transferencia de datos mediante EDI o XML

Los teléfonos móviles, PDAs y otros dispositivos móviles

medios transportables como los CDs y DVDs

Papel


Esta lista contiene algunos ejemplos. Otras formas de entrega de información ya existentes y las nuevas formas se están desarrollando.

Conclusión

El objetivo último de Enterprise Content Management es que la información significativa de decisiones de apoyo disponibles para los gerentes de empresas, en un formato que es más conveniente en su contexto actual. ECM puede entregar su información a través de las tecnologías que utilizan protocolos IP, como Internet, intranet o extranet, dispositivos móviles como PDAs o teléfonos móviles, y así sucesivamente.

El contenido tiene que ser transformada de manera adecuada a los sistemas en uso, y el contexto en el que se utilizará.