Enterprise Content Management y de informes empresariales Prácticas

Enterprise Content Management y de informes empresariales Prácticas

Contar palabras:
654

Resumen:
En una empresa grande, muchas cosas van a estar ocurriendo en muchas áreas diferentes. Será imposible entender lo que está pasando en realidad sobre la base de observaciones personales solo. Informes analíticos sobre la base de datos específicos de poner de manifiesto los matices de la realidad sobre el terreno.


Palabras clave:
Gestión de documentos, software de gestión documental, sistema de gestión documental, captura de papel, de flujo de trabajo automatizado, las políticas de retención, control de versiones de documentos, Content Central, basada en navegador, basada en la Web


Artículo del cuerpo:
La Asociación de ECM, AIIM, define ECM como: "... las tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos de organización. ECM herramientas y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada de la organización, siempre que sea que la información existe. "

El enfoque de la definición anterior es en las herramientas y tecnologías. AIIM se hace hincapié en que mientras que las herramientas son importantes, es la forma en que se utilizan que es importante. El contenido debe ser gestionado de una manera que apoye la organización de las metas.

De acuerdo a la AIIM, las cuatro áreas principales en las que ECM ayuda a la organización son: cumplimiento, colaboración, costo y continuidad.

En cada una de las áreas, debe contar con estrategias y políticas claras antes de empezar a usar las herramientas de ECM. Estrategias y políticas se derivan de los objetivos de la organización y su entorno particular.

CUMPLIMIENTO

El cumplimiento de los requisitos reglamentarios implica costos. La variedad de regulaciones y la legislación en curso de las nuevas normas y requisitos, se suma a los costos. Sólo una estrategia preventiva desarrollada con la participación de los legales, la tecnología y el personal administrativo puede ayudar a minimizar estos costos. Este tipo de un enfoque proactivo sacará posibilidades de utilizar las herramientas de ECM para garantizar el cumplimiento con la normativa aplicable en un máximo de comodidad y un mínimo de costos.

COLABORACIÓN

La colaboración ayuda a personas con diferentes conocimientos para contribuir a los resultados del negocio en general. Los resultados globales de negocios son ayudados por encontrar maneras más rápidas de obtener su producto o servicio al mercado, reduciendo sus costos operativos y completar las actividades y procesos más rápidos y de una manera más racional.

ECM proporciona herramientas como mensajería instantánea, correos electrónicos, reuniones en línea y pizarras para facilitar el trabajo colaborativo. Estas herramientas permiten a participar al instante, o en un momento de su conveniencia. Usted puede revisar el estatus actualizado al día de un problema o una solución, pida las preguntas, hacer sugerencias o presentaciones y obtener retroalimentación. Todos estos le permiten participar y contribuir de manera significativa.

COSTOS

Cuando usted comienza a pensar de cómo ECM puede ayudar con los gastos, lo primero que usted podría notar será el costo del sistema ECM en sí - una adición al costo en lugar de una reducción. Sin embargo, si usted tiene una estrategia adecuada en el lugar, incluso provisionalmente, también será capaz de evaluar cómo ECM puede ayudarle a alcanzar resultados de negocio a gran escala a costos más bajos.

La clave está en clarificar sus objetivos y sus implicaciones. No permita que la información existente limitaciones tecnología de procesamiento de limitar sus expectativas en estas materias. Con ECM, la información puede ponerse a disposición de barril por todos aquellos que la necesitan (y que estén autorizadas para acceder a ella). Ello incluiría no sólo los empleados de su organización, sino también proveedores, clientes, gobiernos y fuera de ella.

Usted no tendrá que pasar la mayor parte de su tiempo activamente en contacto con todo el mundo y la comunicación de los requisitos o reunión de los suyos. El resultado será no sólo un ahorro en el tiempo, sino también mejores resultados de calidad en todos los ámbitos. Pronto empezamos a ver cómo ECM puede ayudarle a operar en una escala mucho mayor y mucho menos en los costos relativos.

CONTINUIDAD

Manteniendo su negocio va 24/7/365 es fundamental para las corporaciones globales de hoy, e incluso muchas organizaciones más pequeñas. Los desastres naturales o provocados por el hombre no se debe permitir que interrumpir las operaciones demasiado en serio.

La consecución de este primer objetivo consiste en desarrollar estrategias y políticas claras. Usted determinar qué contenidos son críticos del negocio, la rapidez con cada tipo de contenido debe ser restaurada, como la restauración como se organizó, y participaron todos los demás complementos.

ECM, con su amplia gama de capacidades, a continuación le ayudarán a implementar las estrategias y políticas.

CONCLUSIÓN

ECM proporciona un gran conjunto de herramientas y tecnologías. Puede ayudar a lograr grandes resultados de negocio a través de aumentar la velocidad de la comercialización y otras operaciones, principalmente a través de un acceso más rápido a la información pertinente.

Sin embargo, es necesario sentarse con su gente y desarrollar las estrategias y políticas claras, un-limitada por las actuales limitaciones del sistema de información, antes de iniciar la aplicación de Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales.